沟通过程包含七个基本要素，即信息背景、信息发送者、信息、信息接收者、渠道、反馈和环境。①
信息背景是指引发沟通的原因，即信息的背景因素，也就是信息发送者过去的体验、对当前环境的感受和对未来的预期等影响因素。把握背景因素，有助于理解信息的表面和背景的完整含义；信息发送者是沟通过程中发送信息的主体，包含个人和团体，是信息的来源；信息接收者是接收信息的对象，因信息接收者的情绪、经历、知识水平、能力等背景的不同，对于所接收的信息也会有不同的理解；信息是发送者所要传达的观念、思想、意见、情感等具体内容，它是沟通活动的最基本要素；连接信息发送者和接收者的桥梁是沟通的渠道（媒介），是完成信息传递的途径。在沟通过程中，信息往往是由多种渠道传播的，主要是五官的感觉（包括视觉、听觉、味觉、嗅觉、触觉等）；反馈是沟通中又一个重要因素，它使得沟通成为一个交互过程，它告诉发送者信息接收者接收和理解每个信息的状态与反应。沟通过程中信息发送者要随时注意反馈，并了解他人是否领会和理解了信息传达的准确意义，并根据反馈情况不断调整发出的信息，以达到有效的沟通效果。此外，环境也会影响沟通的效能，比如公开场合还是私密场所，是安静舒适环境还是嘈杂哄闹的环境。沟通是上述七个要素共同作用而不断推进的，其具体的流程和步骤如图3-1所示。
①具体内容参见杨云山.人际沟通.江西出版集团·江西科学技术出版社2008年版，第2-3页.
图3-1 沟通的流程与步骤图
了解了沟通的过程，就应该理解沟通为何能发挥作用或不能发挥作用。理性的沟通中，信息是按照预先确定的方式被接收。当信息不能被正确接收，就需要反省：信息本身有问题吗？运用的沟通渠道是最佳的吗？到底问题出在了哪里？通过这些方式不断学习沟通的技巧，从上述七个要素着手，使其符合要沟通的具体场景，有助于沟通目的的有效实现。
